Die Stelle ist besetzt. Stand: 21. April 2010
Wir suchen ab sofort eine/n Sekretär(in) Steuerberatungsgesellschaft (Vollzeit)
Ziel der Stelle:
Administrative Entlastung der Geschäftsführung und Unterstützung unserer Mitarbeiter.
Der Stelleninhaber trägt die Verantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.
Empfangstätigkeit / Repräsentanz in der Kanzlei am Empfang von Montag bis Freitag jeweils von 09.oo bis 12.oo Uhr sowie 14.oo bis 17.oo Uhr.
Während der Telefonannahmezeiten (09-12 und 14-17 Uhr) ist – notfalls über das Mobilteil – eine Kanzleierreichbarkeit zu gewährleisten.
Berufstypische Aufgaben
- Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
- Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (DMS – papierarmes Büro).
- Systemeintragung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
- Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden.
- Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) unter Beachtung der Corporate Identity.
- Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Ein-/Ausräumen der Geschirrspülmaschine, Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten. Koordinierung der Büroreinigung.
- Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender unter Beachtung der Regeln für die Terminvergabe.
- Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
Sonstige Aufgaben
- Mitarbeit in der Überwachung des Prozessablaufs „Neumandatsannahme“ mit Hilfe von Datev Softwaretools (Vollmachten, Verträge u.a.).
- Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem Datenbestand der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD).
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.
Anforderungen an den Stelleninhaber
- Kaufmännische und/oder serviceorientierte Ausbildung.
- Freundlicher Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
- Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
- Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel,..) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
Kundenorientierung
Freundliches Auftreten auch am Telefon. Fähigkeit, die Probleme und Wünsche des Mandanten aufnehmen und ihm zur Weiterbearbeitung kompetent abnehmen zu können.
Besondere Kompetenzen
Umgang mit komplexer Software (DATEV) muss erlernt werden können. Sozialverträglicher Typ, Stressresistent, Standfestigkeit gegenüber Termindruck, Kritikfähig (sowohl aktiv, wie auch passiv).