Sachbearbeiter/in Sekretariat (Vollzeit)

Stellenbezeichnung:

Sachbearbeiter/in Sekretariat (Vollzeit)

(Aktuelle Meldung: Diese Stelle ist zur Zeit besetzt!)

Ziel der Stelle

Administrative Entlastung aller anderen Mitarbeiter.
Der Stelleninhaber trägt die Hauptverantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.

Überwiegende persönliche Anwesenheit am Empfang von Montag bis Donnerstags jeweils von 09.00 bis 17.00 Uhr und Freitags von 09.00 – 14.00 Uhr ist erforderlich (Abwesenheit bei Pausenzeiten ausgenommen).
Während der Telefonannahmezeiten (09.00 -12.00 und 14.00 -17.00 Uhr) ist – notfalls über das Mobiltelefon – eine Kanzleierreichbarkeit zu gewährleisten.
Berufstypische Aufgaben

  • Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
  • Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro und separater Küche, Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss. Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten.
  • Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten),
  • Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender.
  • Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
  • Systemeintragung und Überwachung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
  • Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) unter Beachtung der Corporate Identity.

Sonstige Aufgaben

  • Archivierung sämtlicher Dokumentenarten im Dokumentenmanagementsystem (papierarmes Büro)
  • Mitarbeit in der Überwachung und Pflege von Prozessabläufen mit Hilfe von Datev Softwaretools.
  • Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD). Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem ZMSD-Datenbestand.
  • Überarbeitung und Anpassung von Powerpoint-Präsentationen.
  • Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Anforderungen an den Stelleninhaber

  • Bürokaufmann/frau oder vergleichbare Ausbildung im Sekretariatsbereich.
  • Einwandfreier Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
  • Organisatorische Fähigkeiten, Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.
  • Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel, Powerpoint) sowie Affinität zu komplexen EDV Spezialprogrammen (DATEV).
  • Kundenorientierung Freundliches Auftreten auch am Telefon. Fähigkeit, die Probleme und Wünsche des Mandanten aufnehmen und ihm zur Weiterbearbeitung kompetent abnehmen zu können.
  • Kundengerechte Erläuterung relevanter Sachverhalte z.B. bei Mandantenanrufen, sachlicher Umgang mit Beschwerden.

Besondere Kompetenzen

  • Umgang mit komplexer Software (DATEV) muss erlernt werden können.
  • Sozialverträglicher Typ, Stressresistent, Standfestigkeit gegenüber Termindruck, Kritikfähig (sowohl aktiv, wie auch passiv).
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