Stellenbezeichnung:

Stellenbezeichnung Sachbearbeiter/in Sekretariat (Vollzeit)

(Aktuelle Meldung: Diese Stelle ist zur Zeit besetzt!)

Ziel der Stelle:

Administrative Entlastung aller anderen Mitarbeiter. Der Stelleninhaber trägt die Hauptverantwortung für die eingehenden Telefongespräche in der Kanzlei. Zusätzlich dazu ist er/sie für Schriftverkehr und Zuarbeiten sowie die allgemeine Ordnung im Büro verantwortlich.

Berufstypische Aufgaben

• Annahme eingehender Telefongespräche und Weiterverbinden der Gespräche bzw. Koordination der notwendigen Kommunikation mit den Mandanten. Dokumentation der eingehenden Telefonate.
• Verantwortlichkeit für die allgemeine Ordnung im Büro, Koordinierung vom Unterlagen- und Belegfluss. Verantwortung für die allgemeine Pflege des Besprechungsraums und Bewirtung von Mandanten.
• Erledigung von Schriftverkehr und Posteingang sowie Zuarbeiten (Bilanzen binden, Ordner anlegen, Musterordner bevorraten), Terminvergabe mit Hilfe der MS-Outlook – Kanzleikalender.
• Kopierarbeiten, Anlegen von Akten, Bestellung und Pflege des Büromaterialbestands. Überwachung und ggf. Austausch von Kopier- und Druckertoner sowie Papier.
• Systemeintragung und Überwachung von Fristen und Terminen. Pflege der Wiedervorlage.
• Erledigen von Mandantenkorrespondenz (z.B. Beleganforderungen, Rückfragen, Kurzmitteilungen, Rücksendungen) unter Beachtung der Corporate Identity.

Sonstige Aufgaben

• Bei Eignung Mitarbeit in der Überwachung von Prozessabläufen mit Hilfe von Datev Softwaretools.
• Pflege der zentralen Mandantenstammdaten (ZMSD). Erstellung von Sammelschreiben an Mandanten aus dem ZMSD-Datenbestand.
• Überarbeitung und Anpassung von Powerpoint-Präsentationen.
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Kanzlei z.B. in den Bereichen Prozessabläufe, Qualitätsstandards.

Anforderungen an den Stelleninhaber

• Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung im Sekretariatsbereich.
• Einwandfreier Auftritt am Telefon und in der Kanzlei.
• Organisatorische Fähigkeiten.
• Kenntnisse in den MS-Office Produkten (Word, Excel, Powerpoint).
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.

Kundenorientierung

• Freundliches Auftreten auch am Telefon. Fähigkeit, die Probleme und
• Wünsche des Mandanten aufnehmen und ihm zur Weiterbearbeitung kompetent abnehmen zu können.
• Kundengerechte Erläuterung relevanter Sachverhalte z.B. bei Mandantenanrufen, sachlicher Umgang mit Beschwerden.

Besondere Kompetenzen
Sozialverträglicher Typ, Stressresistent, Standfestigkeit gegenüber
Termindruck, Kritikfähig (sowohl aktiv, wie auch passiv).
Vergütung
Fixgehalt.